Secretaria(O) Depto. Formación Y Capacitación (Chiguayante), Bío Bío

Detalles de la VacanteInstitución: Ministerio de Salud / Servicio de Salud Ñuble / Dirección SS ÑubleÁrea de Trabajo: SaludRegión: Región de ÑubleCiudad: ChillánTipo de Vacante: ContrataVacantes: 1CondicionesPlanta AdministrativoGrado 21 EUSRenta de $******* brutoLugar de desempeño: Dirección Servicio de Salud ÑubleJornada 44 hrsContrato duración máxima hasta el 31 de diciembre; se prorroga con al menos treinta días de anticipaciónDisponibilidad inmediata requeridaObjetivo del CargoRealizar labores como secretaria administrativa a nivel de Departamento de Formación y Capacitación, referidas a la tramitación y archivo de documentos propios del área en forma física y/o digital, registros informáticos, elaboración y distribución de documentos varios y/o certificados, además de coordinación de reuniones presenciales y/o virtuales y atención de público.Funciones del CargoAtiende público en forma presencial y telefónica, traspaso de anexos ante ausencias de otros integrantes del equipo;Recepciona, ingresa y distribuye correspondencia; multicopia, despacha y entrega correspondencia a jefatura y asesores;Resguarda y hace entrega de equipos audiovisuales;Elabora viáticos de integrantes Depto. , y formulario de devolución de combustibles / pasajes y entrega para tramitación;Registro en Agenda Digital Semanal del Departamento acciones coordinadas;Coordina acciones con integrantes de otras dependencias para tramitación de documentos;Mantiene stock de artículos de escritorio para abastecimiento interno de los diversos integrantes del equipo;Coordina reuniones de equipo Depto. de Formación; coordina reuniones requeridas por la Jefatura directa, confirmación de participantes en reuniones;Recepción de postulaciones;Implementa archivos físicos y digitales; levanta acta de reuniones de Equipo de Depto. ;Recepciona facturas emitidas por centros docentes; confecciona y despacha Formulario Recepción Conforme o correo de respaldo;Registra facturas, notas de crédito y/o débito recibidas por concepto de especialización y estado;Solicita informes académicos y/o facturación a centros docentes;Maneja repositorio virtual de formación; registro y/o actualización virtual de inhabilidades de profesionales médicos;Mantiene respaldo de convenios de formación; registro de eventos en FORCAP;Genera ordinarios relacionados con ingreso, mantención, retención y egreso de profesionales a diversos ciclos de formación;Comunica por correo electrónico a profesionales involucrados sobre la entrega de escrituras públicas y carpetas de postulación a concursos, orientando el proceso; efectúa entrega de copias de escrituras públicas y carpetas de postulación a concursos, manteniendo registros y evidencias del proceso;Recepciona informes y revisa sumatorias Acreditación Individual por Capacitación; realiza resumen en planilla Excel, previa validación de antecedentes individuales, por parte de la Jefatura de Sección Capacitación y Desarrollo; remite planilla resumen a Depto. Gestión de las Personas a través de memorando; mantiene archivo digital y en papel para respaldos pertinentes sobre proceso de acreditación; en caso de los profesionales de la Dirección, devolución de certificados presentados una vez finalizado el proceso;Gestiona firma de director de Servicio de solicitudes de comisiones de Servicio al extranjero o devolución de antecedentes, según revisión efectuada por Jefatura de Sección Capacitación y Desarrollo;Coordinación con universidades (especialización); coordinación con hospitales y establecimientos APS (certificados y correspondencia);Reemplaza actividades de Formación y Capacitación cuando se requiera. Otras según requerimientos de jefatura Departamento.Perfil de la FunciónLos siguientes elementos componen el Perfil de la Función y servirán para evaluar a los/las postulantes.Formación EducacionalAccreditar certificado de Licencia de Enseñanza Media Completa otorgado por un establecimiento del Estado de Chile o reconocido por éste (Obligatorio). #J-*****-Ljbffr Postúlate en Kit Empleo: kitempleo.cl/empleo/1dqr64